Klik op een factuur in het Postvak IN, oranje kader om een factuurrij
De statusknop in de factuurdetails, oranje kader om het statusveld
De statusopties in de dropdown, oranje kader om de gewenste status
/ docs
Status van een inkoopfactuur aanpassen

Hoe je de status van een inkoopfactuur handmatig wijzigt, en wat mark as done betekent voor downloaden.

De status van een inkomende factuur kun je handmatig wijzigen op het eConnect-platform. Dit is handig om bij te houden welke facturen zijn goedgekeurd, betaald of afgekeurd, zeker als je geen automatische goedkeuringsworkflow gebruikt.

Let op: eConnect is geen boekhoudsoftware. Het is niet de bedoeling om je boekhouding vanuit het platform te voeren. eConnect is niet verantwoordelijk voor de juistheid van de statussen die je handmatig zet of die via statusberichten binnenkomen. Zie ook Overige foutmeldingen bij verzenden.

Hoe pas je de status aan?
Stap 1: Open de factuur

Ga naar het Postvak IN en klik op de factuur waarvan je de status wilt wijzigen.

Stap 2: Klik op de statusknop

In de factuurdetails zie je de huidige status. Klik op de statusknop of het statusveld om de beschikbare opties te zien.

Stap 3: Kies de nieuwe status

Selecteer de gewenste status:

  • Betaalbaar gesteld: de factuur is goedgekeurd en klaar voor betaling
  • Betaald: de factuur is betaald
  • Afgekeurd: de factuur is niet akkoord

De wijziging gaat direct in. Als de verzender ook op het eConnect-platform zit, wordt de statuswijziging automatisch doorgegeven.

Wanneer pas je de status aan?

De meest voorkomende redenen om de status handmatig te wijzigen:

  • Na betaling: markeer de factuur als "Betaald" zodat je een compleet overzicht houdt van wat nog openstaat.
  • Na goedkeuring: markeer als "Betaalbaar gesteld" als de factuur akkoord is maar nog niet betaald.
  • Bij afkeuring: markeer als "Afgekeurd" als de factuur niet klopt en je deze niet gaat betalen. Je kunt desgewenst een opmerking toevoegen met de reden.
Status aanpassen met een workflow

Als je organisatie een goedkeuringsworkflow heeft ingesteld, worden statussen automatisch aangepast op basis van het goedkeuringsproces. In dat geval hoef je de status meestal niet handmatig te wijzigen. De workflow regelt dat. Handmatige aanpassing blijft wel mogelijk voor uitzonderingssituaties.

Veelgestelde vragen
Wordt de statuswijziging automatisch doorgegeven aan de verzender?

Ja, als de verzender ook op het eConnect-platform zit. De statuswijziging wordt in real-time gedeeld: de verzender ziet in zijn Postvak UIT dat je de factuur hebt goedgekeurd, betaald of afgekeurd.

Kan ik een afgekeurde factuur later alsnog goedkeuren?

Ja, je kunt de status van een factuur op elk moment handmatig wijzigen. Open de factuur in het Postvak IN, klik op het statusveld en selecteer de nieuwe status (bijvoorbeeld "Betaalbaar gesteld" of "Betaald").

Moet ik de status handmatig aanpassen als ik een workflow gebruik?

In de meeste gevallen niet. De goedkeuringsworkflow regelt de statuswijzigingen automatisch op basis van het goedkeuringsproces. Handmatige aanpassing blijft wel mogelijk voor uitzonderingssituaties.

Verdwijnt de factuur als ik de status wijzig of mark as done kies?

Nee. Een statuswijziging in Postvak IN verandert alleen het statuslabel. Het document blijft staan; facturen in Postvak IN kun je niet verwijderen. Heb je per ongeluk Gedownload of afgerond gemarkeerd zonder te downloaden? Zoek op factuurnummer (filter Gedownload of Alles), open de factuur en download opnieuw als PDF en/of XML. Meer uitleg: Statussen van facturen.

Meer weten over de verschillende statussen? Lees Statussen van facturen, wat betekent elke status?.

Open je Postvak IN

PreviousStatussen
NextDubbele factuur