Line Recognition: hoe eConnect factuurregels herkent, met 80% automatisch en de optie voor 100% garantie.
Sinds juli 2024 biedt eConnect regelherkenning (Line Recognition) aan: het automatisch opsplitsen van PDF-factuurregels naar individuele transactieregels in de e-factuur. Hierdoor kun je facturen tot op regelniveau verwerken in je boekhoudsoftware, wat de automatisering van je inkoopproces aanzienlijk versnelt.
Bij standaard PDF-conversie herkent de IDR de hoofdgegevens van een factuur: leverancier, afnemer, factuurnummer, datum, totaalbedragen en BTW. Regelherkenning gaat een stap verder. Per factuurregel worden de volgende velden herkend:
Het resultaat is een e-factuur waarin niet alleen de totalen kloppen, maar ook de individuele regels gestructureerd beschikbaar zijn voor je ERP-systeem of boekhoudpakket.
Regelherkenning draait na de basisherkenning van de factuur. De AI-modellen zijn gebaseerd op large language models in een afgeschermde omgeving. Herkenning van regels gebeurt automatisch; het standaardpad loopt vooralsnog zonder quality control op regelniveau. Optionele regelvalidatie blijft apart beschikbaar (zie hieronder).
Regels worden in het XML-document opgeslagen alleen als de som van de regelbedragen gelijk is aan het factuurtotaal exclusief btw. Lukt dat niet, dan valt het systeem terug naar de standaardwerkwijze: één regel per btw-grondslag. De factuur blijft altijd valide.
Per regel moet aantal × prijs = bedrag. Het regelbedrag is leidend: ontbreekt aantal of prijs, dan berekent IDR die uit het herkende bedrag (dat al aansluit op het factuurtotaal excl. btw).
Bovenin het XML-document staat een extensie met de uitkomst van de regelherkenning. Bij mislukte herkenning toont die extensie wél de regelbedragen die wél herkend zijn -- nuttig voor onderzoek en verbetering.
De IDR herkent 80% van alle factuurregels volledig automatisch. De overige 20% valt terug naar de standaardverwerking, waarbij het subtotaal per BTW-tarief wordt gebruikt in plaats van individuele regels. Dit betekent dat de factuur altijd wordt verwerkt, ook als niet alle regels automatisch herkend kunnen worden.
Hierbij geldt de "No Lines No Pay"-garantie: je betaalt alleen voor factuurregels die daadwerkelijk succesvol zijn herkend. Als de regelherkenning bij een specifieke factuur niet lukt en het systeem terugvalt naar standaardverwerking, worden er geen extra kosten in rekening gebracht.
Voor organisaties die 100% zekerheid willen op factuurherkenning op regelniveau, is er de optie regelvalidatie. Bij deze optie worden de factuurregels die niet automatisch zijn herkend (de 20%) doorgestuurd naar het eConnect-validatieteam. Zij controleren en corrigeren de regels handmatig.
Het resultaat: een 100%-garantie dat alle factuurregels correct in de e-factuur staan. Dit is vooral relevant voor organisaties met complexe facturen of strenge eisen aan de boekhouding op regelniveau.
De IDR herkent deze velden automatisch, zonder dat er per leverancier een template of training nodig is. Het systeem leert van elke verwerkte factuur en wordt daardoor steeds beter in het herkennen van verschillende factuurlayouts. Extra velden kunnen volgen op basis van klantverzoeken.
Tip: voor regelherkenning heeft een born-digital PDF (rechtstreeks uit een systeem gegenereerd) de voorkeur boven een gescand document. Bij born-digital PDF's is de tekst scherp en de tabelstructuur intact, wat de herkenning betrouwbaarder maakt.
Regelherkenning is een standaardfeature die inbegrepen is bij het Professional-abonnement.
De optie voor regelvalidatie (100% garantie) is apart in te schakelen en wordt afzonderlijk in rekening gebracht.
Regelherkenning wordt nog krachtiger in combinatie met orderregel-matching. Hierbij worden de herkende factuurregels automatisch gekoppeld aan de bijbehorende orderregels. Het systeem matcht op basis van unieke stuksprijs, omschrijving of enkele orderregel. Order-informatie wordt opgehaald via het koppelvlak of het archief van eerder verstuurde orders. Dit werkt op zowel e-facturen als OCR-verwerkte PDF's en verhoogt de straight-through processing (STP) rate aanzienlijk, omdat facturen die matchen met een order volledig automatisch kunnen worden goedgekeurd.
De factuur wordt altijd verwerkt, ook als niet alle regels automatisch herkend worden. Als de som van regelbedragen niet gelijk is aan het factuurtotaal excl. btw, valt het systeem terug naar één regel per btw-grondslag (of subtotaal per BTW-tarief). Hierbij geldt de "No Lines No Pay"-garantie: je betaalt alleen voor regels die daadwerkelijk succesvol zijn herkend.
Ja. Op het platform is regelherkenning inbegrepen bij het Professional-abonnement en activeer je die zelf via Mijn Omgeving in de organisatie-instellingen. Via PSB activeer je regelherkenning in de webhook-configuratie. Bij lagere abonnementen kan regelherkenning als aanvullende optie worden afgenomen.
Ja, regelherkenning werkt voor zowel born-digital PDF's als gescande documenten. Born-digital PDF's hebben wel de voorkeur, omdat de tekst scherper is en de tabelstructuur intact blijft. Dit levert betrouwbaardere herkenningsresultaten op dan een gescand document.
Per regel moet aantal × prijs = bedrag. Ontbreekt aantal of prijs, dan berekent IDR die uit het herkende regelbedrag. Dat bedrag sluit al aan op het factuurtotaal excl. btw, zodat de e-factuur valide blijft.
Wil je regelherkenning activeren? Ga naar Mijn Omgeving in de organisatie-instellingen en schakel de feature in. Bij vragen over regelvalidatie of de mogelijkheden voor jouw organisatie kun je terecht bij support.
Ga naar Mijn Omgeving