De Email ontvanger (ook wel Email Receiver of Vertrouwde Afzender genoemd) is een van de meest gebruikte apps op het eConnect-platform. Hiermee beheer je welke e-mailadressen facturen mogen insturen naar je organisatie, configureer je hoe die facturen worden verwerkt, en kun je zelfs facturen automatisch laten versturen via Peppol. Je opent de app via Email ontvanger in het zijmenu, onder Apps.

Elke organisatie in je omgeving krijgt een uniek e-mailadres waarop facturen kunnen worden ingestuurd. Dit adres vind je in de sidebar onder Alles bij de vertrouwde afzenders.

Navigatie voor nieuwe klanten: na registratie land je op de omgevings-/accountbeheer-weergave. De Email Receiver is hier niet direct zichtbaar. Klik in het menu op Apps → Email ontvanger om het overzicht te openen. Onder Alles zie je het automatisch aangemaakte ontvanger-e-mailadres van je organisatie.

Wanneer je de Email ontvanger opent, zie je het dashboard met drie overzichtsgrafieken die de verwerkingsstatus tonen:

• Op status: hoeveel documenten zijn succesvol verwerkt, in behandeling of mislukt
• Op status per organisatie: dezelfde verdeling uitgesplitst per organisatie in je omgeving
• Op documentcontext: verdeling naar documenttype (inkoopfactuur, verkoopfactuur, declaratie)

Deze grafieken geven je in een oogopslag inzicht in hoe de e-mailverwerking presteert.

De Email ontvanger-app heeft een eigen navigatiestructuur in de sidebar:

• Dashboard: het overzicht met de verwerkingsgrafieken
• Nieuwe afzender: een nieuwe vertrouwde afzender toevoegen
• Vertrouwde afzenders: alle geconfigureerde afzenders, gefilterd op status
  • Alles, Concepten, Uitgenodigd, Actief, Inactief
• Zoek afzenders: snel een specifieke afzender terugvinden

Onder het dashboard vind je de lijst met alle geconfigureerde e-mailafzenders. Elke afzender doorloopt een statusworkflow:

Om een afzender van Concept naar Actief te zetten, klik je op Status updaten bij de betreffende afzender.

Tip: je kunt een specifiek e-mailadres whitelisten voor maximale veiligheid, of een heel domein (bijv. @econnect.eu) als je facturen van meerdere adressen binnen dat domein verwacht.

Met de Zoek afzenders-functie kun je snel een specifieke afzender terugvinden op e-mailadres, domein of organisatienaam. Dit is handig als je veel afzenders hebt geconfigureerd.

Voor elke afzender kun je de volgende instellingen configureren:

Bepaal welk type bestanden de afzender mag insturen:

• Alleen e-facturen (XML): het platform valideert de XML en verwerkt deze direct.
• Alleen digitale facturen (PDF): het platform zet de PDF via IDR-conversie (Scan & Herken) om naar een concept e-factuur.
• Beide: het platform detecteert automatisch of het om PDF of XML gaat en past de juiste verwerking toe.

De Document Context bepaalt welk type document wordt aangemaakt bij verwerking: Inkoopfactuur, Verkoopfactuur of Conceptfactuur. Deze instelling wordt doorgegeven aan de Conversietaak en aan de IDR (documentherkenning). De IDR gebruikt de context om te bepalen voor welke organisatie de factuur bestemd is. Stel je de context in op Inkoopfactuur voor je organisatie, dan weet de IDR dat jouw organisatie de ontvanger is en sluit deze uit als mogelijke verzender.

Als deze optie is ingeschakeld, worden valide XML-bestanden automatisch via Peppol verzonden naar de ontvanger, zonder dat je er iets voor hoeft te doen. Niet-valide XML wordt als conceptfactuur klaargezet voor handmatige controle.

Dit is een krachtige optie voor organisaties die facturen vanuit hun software als UBL-bestand aanleveren per e-mail en deze zonder tussenkomst willen laten versturen.

Stel per afzender in of je een bevestiging wilt ontvangen:

• Bij succesvolle verwerking: je ontvangt een afleverbevestiging per e-mail.
• Bij foutmeldingen: je ontvangt een melding als de verwerking mislukt.

De afleverbevestiging wordt gestuurd naar het contact-e-mailadres van de afzender. Wil je de afleverbevestigingen uitzetten? Ga naar de vertrouwde afzender en schakel het vinkje bij Notificatie ontvangst via e-mail uit.

In de receiver-instellingen staat een uitval-e-mailadres (fallback). Notificaties gaan naar dit adres als geen andere ontvanger is ingesteld. Ontvang je opeens notificaties op een ander adres (of juist niet meer), controleer dit veld.

Alternatief: vinkje Maak afzend e-mailadres als contact e-mailadres. Als dit is aangevinkt, worden notificaties gestuurd naar het e-mailadres dat de e-mail heeft ingestuurd (de afzender). Dit was vóór een platform-update het standaardgedrag voor veel receivers.

Wijzigen:

1. Open de Email ontvanger van de betreffende organisatie (Apps > Email ontvanger).
2. Pas het uitval-e-mailadres aan, of activeer het vinkje hierboven.
3. Je kunt dit zelf doen; support kan assisteren op verzoek.

Scope bij meerdere organisaties: de Email ontvanger is per organisatie. Een wijziging geldt niet automatisch voor alle bedrijven in een groep. Gebruik je hetzelfde adres op meerdere organisaties, controleer en zet het dan per organisatie/receiver apart.

De instelling Vul e-mailadres leverancier in op basis van bepaalt hoe het platform het afzenderadres van de leverancier vaststelt:

• Afzender (From): het standaard-afzenderadres van de e-mail (aanbevolen voor de meeste situaties).
• Reply-To: het reply-to-adres. Handig voor SaaS-platformen zoals Harvest of Moneybird, waar het From-adres een generiek platformadres is.
• Accept All: accepteer facturen van alle adressen. Gebruik dit alleen in combinatie met een uniek instuuadres.

Je kunt beperken welke organisatie in je omgeving facturen mag insturen via een specifieke afzender. Dit is handig als je meerdere organisaties in je omgeving hebt en wilt voorkomen dat facturen bij de verkeerde organisatie terechtkomen.

Voor extra beveiliging kun je vereisen dat inkomende e-mails via een beveiligde verbinding (SSL/TLS) worden verzonden. Dit voorkomt dat onversleutelde e-mails worden geaccepteerd.

Wanneer het platform een systeemactie uitvoert via de Email Receiver (zoals het aanmaken van een conceptfactuur, een statuswijziging in de workflow of een factuurupdate), wordt deze actie gekoppeld aan de laatst aangestelde beheerder van de organisatie. Dat is niet per se de eerste beheerder, maar de gebruiker die het meest recent de beheerderrol heeft gekregen.

Als de beheerderrol van die gebruiker wordt ingetrokken, valt het eigenaarschap automatisch terug naar de vorige beheerder.

Tip: zie je dat documenten aan een andere gebruiker worden gekoppeld dan je verwacht? Controleer wie de laatst aangestelde beheerder van de organisatie is. Het platform koppelt systeemacties altijd aan die gebruiker.

Elke email ontvanger kan een domein whitelisten. Moet een organisatie facturen ontvangen vanuit meerdere domeinen? Maak dan voor elk domein een apart email receiver-adres aan. Dit is een bewuste opzet die flexibiliteit en veiligheid combineert.

Met administratiedetectie (ook: multiparty conversie) bepaalt de IDR automatisch voor welke administratie of organisatie binnen een account een inkomende PDF-factuur bestemd is, ook als die is ingestuurd via de emailreceiver van een andere organisatie in hetzelfde account. Na conversie wordt het document afgeleverd in het juiste postvak. De termen administratie en organisatie worden hier door elkaar gebruikt; een administratie hoeft niet per se voor een organisatie te staan.

• Vereist een abonnement waarin de functie is toegestaan (minimaal Professional) en wordt apart benoemd in het contract.
• Feature pack van het abonnement, tab IDR Features, optie Allow multi party for IDR conversion.
• Op de emailreceiver: optie Conversion for multiple organizations (Conversie voor meerdere organisaties). Alleen emailreceivers met deze optie aan ondersteunen multiparty conversie; overige receivers blijven standaard werken.

Let op: de feature-packinstelling en eventuele aanvullende IDR-configuratie worden door eConnect gezet. Neem contact op met sales om multiparty correct te laten activeren. Neem contact op met ons salesteam.

De organisatie van de emailreceiver is de default. De IDR krijgt daarnaast de gegevens van de overige administraties in hetzelfde account of dezelfde omgeving. Bij een betere match met een andere administratie wordt de factuur op die administratie geplaatst. Bij twijfel blijft de default (emailreceiver-organisatie) staan.

De selectie verloopt in twee fases: eerst door de IDR (documentherkenning) en daarna door het platform zelf.

Fase 1: IDR-herkenning

1. Identifier matching (hoogste prioriteit): de IDR zoekt naar identifiers zoals BTW-nummers en KvK-nummers. Bij een exacte match wordt die organisatie direct geselecteerd.
2. Zachte matching: als geen identifier wordt gevonden, kijkt de IDR naar organisatienaam, stad en postcode. Bij precies een match volgt automatische selectie. Bij meerdere matches wordt het document doorgestuurd naar Quality Control voor handmatige verificatie.

Fase 2: platformroutering

Na ontvangst van de XML kijkt het platform naar het veld AccountingCustomerParty/Party/PartyLegalEntity/CompanyID (CompanyID). Komt deze waarde overeen met een organisatie in het platform, dan wordt de factuur daar geplaatst. Bij geen overeenkomst valt de factuur terug op de organisatie die eigenaar is van de emailreceiver.

Alleen organisaties die onderdeel zijn van dezelfde omgeving of hetzelfde account komen in aanmerking. Wanneer de ontvanger op de factuur afwijkt van de platform-administratie maar wel matcht met een andere administratie in de omgeving, kan de customerparty worden gecorrigeerd. Matcht geen administratie, dan blijft de emailreceiver-organisatie de customerparty.

Tip: zorg voor volledige identifier-gegevens (BTW-nummer, KvK-nummer) bij alle organisaties in je account. Houd ook namen, adressen en postcodes up-to-date voor de meest betrouwbare matching.

• Facturen corrigeren die naar het verkeerde e-mailadres binnen het account zijn gestuurd.
• Klanten die één e-mailadres willen voor al hun organisaties (de klant moet verkeerd toegewezen facturen achteraf kunnen corrigeren).

De Email Receiver is niet alleen bedoeld voor het ontvangen van facturen. Met de XML auto-send-instelling kun je de Email Receiver ook gebruiken om facturen te versturen via Peppol.

De werking is als volgt: je stuurt een valide UBL XML-factuur per e-mail naar het instuuadres van de Email Receiver. Als XML auto-send is ingeschakeld, valideert het platform de factuur en verstuurt deze automatisch via Peppol naar de ontvanger.

Dit is een laagdrempelige manier om facturen via Peppol te versturen zonder een directe API-koppeling of softwareintegratie. Het is vooral handig voor organisaties die hun facturen als XML exporteren uit hun boekhoudsoftware en deze zonder tussenkomst willen laten versturen.

Let op: alleen valide XML-bestanden worden automatisch verzonden. Niet-valide bestanden worden als conceptfactuur opgeslagen, zodat je ze handmatig kunt corrigeren en alsnog kunt versturen.

Bij het verwerken van BIS 3.0 XML-bestanden via de Email Receiver zijn er enkele aandachtspunten:

• Vervaldatum (DueDate): het veld cbc:DueDate wordt momenteel niet gevuld bij verwerking van BIS 3.0 XML. Dit is een bevestigde bug.
• Organisatie-ID ontvanger (CompanyID): wordt alleen gevuld als het bronbestand een waarde bevat in AccountingCustomerParty/Party/PartyLegalEntity/CompanyID.
• Het veld "Zenden via" wordt wel correct overgenomen.

Als een leverancier in dezelfde e-mail zowel een XML- als een PDF-bijlage meestuurt, worden beide bijlagen aangeboden voor verwerking. Als de XML-bijlage een validatiefout bevat -- zoals een BR-AE-10 Reverse Charge-fout -- wordt de XML afgewezen en ontvangt het contact-e-mailadres een foutmelding. De PDF-bijlage in dezelfde e-mail wordt wel gewoon verwerkt.

Deze foutmelding is niet te onderdrukken zolang de PDF wordt verwerkt: de XML wordt aangeboden voor validatie en faalt. Als een leverancier structureel zowel XML als PDF meestuurt maar alleen de PDF gewenst is, kan support de email receiver instellen op alleen digitale facturen (PDF). De XML-bijlage wordt dan niet meer voor validatie aangeboden en de foutmelding verdwijnt. Neem hiervoor contact op met support.

Tip: voor Belgische ontvangers kun je auto-send inschakelen en facturen richten aan het KBO-nummer (schemeID 0208) in plaats van het BTW-nummer.

De aanwezigheid van een Excel-bijlage blokkeert de verwerking van de PDF-factuur niet, mits het bestand in een ondersteund formaat is en niet groter dan 5 MB. Gedrag per scenario:

• Ondersteund formaat + niet groter dan 5 MB (.xlsx, .ods, .csv) -- het bestand wordt als secundaire bijlage aan de factuur toegevoegd (niet naar IDR gestuurd); de PDF-factuur wordt normaal verwerkt.
• Ondersteund formaat + groter dan 5 MB -- de gehele e-mail wordt geweigerd met een bounce-e-mail.
• Niet-ondersteund formaat (.xls, .doc, .docx) -- verwerking is niet mogelijk.

Ondersteunde MIME-types: application/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheet (.xlsx), application/vnd.oasis.opendocument.spreadsheet (.ods), text/csv (.csv). Niet ondersteund: application/msword (.doc), application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document (.docx), application/vnd.ms-excel (.xls).

De Email Receiver classificeert de bijlagen uit een binnenkomende e-mail en bepaalt welk document als factuur en welk als bijlage wordt gezien. eConnect controleert elk ingezonden document afzonderlijk. Documenten worden samengevoegd in de volgorde van inzending: het eerste document wordt de eerste pagina van de factuur, ook als dat een bijlage is. Zodra een bestand als bijlage wordt herkend, worden ook alle daaropvolgende bestanden in dezelfde mail als bijlage behandeld.

Bij inzending van meerdere PDF-bestanden:

• Eén bestand herkend als factuur, overige zijn andere documenttypen -- de andere documenten worden als bijlage aan de factuur toegevoegd.
• Meerdere bijlagen herkend als factuur -- het systeem kan niet bepalen welke bijlagen bij welke factuur horen. De bijlagen worden afgekeurd en de inzender ontvangt een foutmelding per e-mail.

Paginarotatie: pagina's worden niet automatisch gedraaid. De klant is verantwoordelijk voor de juiste oriëntatie bij aanlevering.

Bijlagen mergen: het platform biedt de optie om alle bijlagen in een e-factuur samen te voegen ('mergen') tot één PDF.

PDF genereren uit XML: er is een optie om automatisch een PDF van de XML-factuur te genereren. Dit is in te stellen op: altijd, nooit, of alleen als er nog geen PDF bestaat. Dit kan worden gecombineerd met de merge-optie.

Aangeleverde PDF onveranderd: eConnect verzorgt alleen de vertaling en verwerking. Het aangeleverde PDF-bestand zelf wordt niet aangepast (een PDF kan wel worden gegenereerd via de PDF-generatiefunctie).

Voor organisaties die geen e-mail forwarding toestaan (bijvoorbeeld door IT-beleid), biedt eConnect een directe koppeling met een Office 365 mailbox. Hiermee leest het platform facturen rechtstreeks uit de gekoppelde mailbox, zonder dat e-mails hoeven te worden doorgestuurd.

Dit is vooral relevant voor organisaties met strikte IT-beveiligingsregels die geen automatische forwarding van e-mail naar externe adressen toestaan.

Let op: de Email ontvanger-functie vereist minimaal een Basic-abonnement. Met het gratis Factuurportaal is deze functie niet beschikbaar.

Bij organisaties die meer dan 1.000 berichten per dag verwerken via een O365-mailboxkoppeling kan de Office 365 mailserver inkomende mails blokkeren. De typische foutmelding is: "The recipient has exceeded their limit for the number of messages they can receive per hour."

Dit komt bijvoorbeeld voor bij grote batches facturen met bijbehorende statusmails. De oplossing is om als Office 365 Administrator de eConnect IP-adressen toe te voegen als vertrouwde afzenders via het Exchange Admin Center (EAC).

Volg deze stappen:

1. Ga naar het Exchange Admin Center en open Mail flow > Connectors.
2. Maak een nieuwe connector aan van Partner organization naar Office 365.
3. Stel in dat mail van de onderstaande IP-adressen als vertrouwd wordt beschouwd.

Let op: zonder deze configuratie blijft de ratelimit actief en worden inkomende mails geweigerd zolang het volume boven de O365-drempel ligt. Neem bij twijfel contact op met je IT-afdeling.

Het platform kent twee verschillende flows voor e-mailadressen die klanten soms verwarren:

1. Extra e-mailadres toevoegen aan je account: dit bepaalt met welke e-mailadressen jij kunt inloggen en insturen. Lees meer in Extra e-mailadres toevoegen.
2. Vertrouwde afzender toevoegen in de Email Receiver: dit bepaalt welke externe e-mailadressen facturen mogen insturen naar je organisatie. Dat is wat in dit artikel wordt beschreven.

Als je niet zeker weet welke optie je nodig hebt: wil je zelf inloggen of insturen met een ander adres? Ga naar je profiel. Wil je dat een leverancier facturen per e-mail kan insturen? Stel dan een vertrouwde afzender in via de Email Receiver.

Wil je een vertrouwde afzender instellen voor het eerst? Lees het stap-voor-stap artikel in Vertrouwde e-mailafzender instellen.