In sommige situaties wil je een organisatie uit je huidige omgeving halen en onderbrengen in een eigen, aparte omgeving. Bijvoorbeeld als een dochterbedrijf zelfstandig wordt, als een klant die je als accountant beheert een eigen account nodig heeft, of als de huidige omgeving te onoverzichtelijk wordt.

De eenvoudigste aanpak is om alle organisaties in dezelfde omgeving te laten staan, maar de toegang per organisatie te beheren. Elke gebruiker ziet alleen de organisaties waar hij lid van is. Door medewerkers alleen toe te voegen aan de organisaties waarvoor zij verantwoordelijk zijn, creëer je in de praktijk gescheiden werkomgevingen zonder technisch te splitsen.

Deze aanpak heeft als voordeel dat het transactietegoed gedeeld blijft en dat je als beheerder één overzicht houdt over alle organisaties.

Wil je een volledige scheiding, met gescheiden tegoed, gescheiden gebruikers en gescheiden instellingen, dan moet de organisatie worden verwijderd uit de huidige omgeving en opnieuw worden aangemaakt in een nieuwe omgeving.

Belangrijk: bij het verwijderen van een organisatie worden alle opgeslagen documenten bij die organisatie verwijderd. Dit is onomkeerbaar. Zorg dat je alle benodigde facturen hebt gedownload voordat je deze stap doorvoert.

De procedure:

1. Download alle facturen en documenten van de organisatie die je wilt verplaatsen.
2. Neem contact op met support via support@econnect.eu of telefonisch via 088 440 6633. Vermeld de organisatienaam, het KvK-nummer en de reden van verwijdering.
3. Support neemt contact op met een geregistreerde beheerder van de omgeving om het verzoek te verifiëren.
4. Geef akkoord via het platform-formulier vanuit het platform zelf. Dit is het enige geldige autorisatiekanaal — een e-mail van de gemachtigde volstaat niet. Het akkoord moet expliciet vermelden dat alle bijbehorende documenten worden verwijderd en dat dit onomkeerbaar is.
5. Support voert de verwijdering pas uit nadat het akkoord via het platform-formulier is ontvangen en legt dit vast in het ticket.
6. De gebruiker die de organisatie in een eigen omgeving wil beheren, maakt een nieuw account aan op platform.econnect.eu.
7. In de nieuwe omgeving voegt de gebruiker de organisatie opnieuw toe en activeert deze.

Na de activatie wordt een eventuele Peppol-SMP-registratie opnieuw ingesteld en is de organisatie direct weer bereikbaar voor het ontvangen en verzenden van facturen.

Support voert een verwijdering nooit zonder akkoord via het platform-formulier uit. Een e-mail van de gemachtigde volstaat niet. Dit geldt ook bij een downgrade (bijvoorbeeld om onder de organisatielimiet van een abonnement te komen).

Bij een rechtsvormwijziging waarbij een nieuw KvK- en/of BTW-nummer ontstaat — bijvoorbeeld bij de omzetting van een eenmanszaak of VOF naar een BV — moet je een nieuwe organisatie aanmaken in eConnect. De bestaande organisatie aanpassen is niet de juiste route: een nieuw KvK-/BTW-nummer is juridisch een andere entiteit.

Gevolg: het aanmaken van de nieuwe organisatie betekent ook dat de KYC-procedure (Know Your Customer) opnieuw wordt doorlopen voor de nieuwe entiteit.

Meer weten over hoe de omgeving, organisaties en gebruikers samenwerken? Lees De opzet van het platform.