De Email Receiver (ook wel Vertrouwde Afzender) is een functie in het eConnect-platform waarmee je facturen per e-mail kunt ontvangen en verwerken, onderdeel van Scan & Herken. Je stelt een vertrouwd e-mailadres of domein in, en facturen die vanaf dat adres worden gestuurd, worden automatisch verwerkt.

Veel softwarepakketten gebruiken de Email Receiver als primaire koppelmethode met eConnect. Het platform genereert een uniek e-mailadres per organisatie. Je software stuurt facturen als bijlage naar dat adres en het platform verwerkt ze verder, afhankelijk van het ingestelde documenttype.

Bij het aanmaken van een Email Receiver genereert het platform een uniek e-mailadres. Dit adres geef je door aan je softwareleverancier of voer je in bij je pakket. Zodra je software een factuur als bijlage naar dat adres stuurt, verwerkt het platform de factuur automatisch. XML-facturen worden direct verwerkt; PDF-facturen worden via IDR-conversie omgezet naar e-factuurformaat (UBL).

Welke verwerking plaatsvindt, hangt af van het documenttype dat je hebt ingesteld: conceptfactuur, verkoopfactuur of inkoopfactuur.

Bij het aanmaken van een Email Receiver kies je een documenttype. Dit bepaalt hoe de ontvangen factuur wordt verwerkt.

De factuur wordt als concept klaargezet op het platform. Je kunt de factuur controleren en vervolgens handmatig verzenden naar de ontvanger via Peppol. Als je de optie XML automatisch versturen (auto-send) inschakelt, worden valide XML-facturen automatisch verzonden zonder handmatige tussenkomst.

De factuur gaat rechtstreeks naar het archief voor administratieve verwerking. Dit is geschikt voor situaties waarin de factuur al definitief is en geen verdere controle nodig heeft voordat deze wordt gearchiveerd.

De factuur wordt als inkoopfactuur afgeleverd bij de ontvanger. Als de factuur al als UBL wordt aangeleverd, wordt de conversie overgeslagen. Bij een PDF-factuur vindt IDR-conversie plaats naar e-factuurformaat.

Navigatie voor nieuwe klanten: na registratie land je op de omgevings-/accountbeheer-weergave. De Email Receiver is hier niet direct zichtbaar. Klik in het menu op Apps → Email ontvanger (Email Receiver) om het overzicht te openen. Onder Alles zie je het automatisch aangemaakte ontvanger-e-mailadres van je organisatie.

1. Log in op platform.econnect.eu.
2. Ga naar de Email Receiver-app (onder Apps in het linkermenu).
3. Klik op Nieuwe afzender (de oranje bol met plusteken).
4. Stel de volgende velden in:
   • Organisatie: selecteer de organisatie waarvoor je facturen wilt verwerken.
   • Factuurtype: kies Conceptfactuur, Verkoopfactuur of Inkoopfactuur.
   • Whitelist type: vul het e-mailadres of domein in van de afzender die mag insturen. Per Email Receiver kan één domein of e-mailadres worden gewhitelist.
   • Contact e-mailadres: het adres waar afkeurmeldingen naartoe worden gestuurd.
5. Klik op Opslaan. Het platform genereert een uniek e-mailadres voor deze verbinding.
6. Activeer de vertrouwde afzender. Dit kan op twee manieren: wijzig de status handmatig naar "Actief", of stuur een uitnodiging naar de afzender. Bij een uitnodiging ontvangt de afzender een e-mail met uitleg over het gegenereerde adres. Bij het eerste gebruik wordt de Email Receiver automatisch geactiveerd.
7. Geef het gegenereerde e-mailadres door aan je softwareleverancier of voer het in bij je pakket.

Moet een organisatie facturen ontvangen vanuit meerdere domeinen? Maak dan voor elk domein een apart Email Receiver-adres aan.

• Notificatie bij ontvangst: je ontvangt een e-mail wanneer een factuur is ingestuurd en verwerkt.
• SSL/TLS-vereiste: alleen e-mails verwerken die via een beveiligde verbinding zijn verstuurd.
• XML automatisch versturen (auto-send): valide XML-facturen worden automatisch verzonden zonder handmatige controle. Vereist dat SSL/TLS is ingeschakeld en dat de XML valide is.
• Soorten toegestane documenten: bepaal of je alleen e-facturen (XML), alleen digitale facturen (PDF), of beide accepteert.
• Leverancierherkenning: stel in op basis van welk e-mailveld de leverancier wordt herkend. Standaard is het afzenderadres, maar bij aliassen of doorstuurconstructies kun je een ander veld kiezen (bijvoorbeeld Reply-To). Het herkende adres wordt ook meegegeven in de XML die bij je boekhoudsysteem wordt afgeleverd.
• Conversie voor meerdere organisaties (Conversion for multiple organizations): administratiedetectie / multiparty conversie. De IDR bepaalt automatisch voor welke administratie binnen hetzelfde account een PDF-factuur bestemd is, ook als die via de emailreceiver van een andere organisatie is ingestuurd. Vereist minimaal Professional (apart in het contract), feature pack-optie Allow multi party for IDR conversion (tab IDR Features), en de optie op de emailreceiver. Default is de emailreceiver-organisatie; bij een betere match plaatst het systeem de factuur op de andere administratie. Bij twijfel blijft de default staan.

Let op: Een definitieve factuur vanuit je software mag na ontvangst als conceptfactuur in het eConnect-platform niet meer worden aangepast qua debiteur en factuurregels. Controleer de factuur alleen op juistheid en verstuur deze vervolgens.

Een defecte of inactieve Email Receiver hoeft niet per se via een nieuwe Email Receiver hersteld te worden. Vaak is de Vertrouwde Afzender nog niet actief of verkeerd geconfigureerd. Controleer bij "e-mail niet ontvangen" eerst de volgende punten:

1. Mailadres juist overgenomen — controleer op typefouten in het gegenereerde …@trust.econnect.eu-adres dat je aan het softwarepakket hebt doorgegeven.
2. Email Receiver status Actief — staat de Vertrouwde Afzender nog op status "Gemaakt Concept", dan is de Email Receiver nog niet actief en kan niet worden gebruikt. De inzender ontvangt in dat geval een bounce (tenzij een andere, actieve Email Receiver met een ander contact-mailadres is ingesteld).
3. Juiste whitelist — controleer of het e-mailadres of domein van de afzender correct is ingesteld in de whitelist van de Email Receiver.
4. Documenttype juist geselecteerd — bij een verkeerd documenttype worden facturen verkeerd verwerkt. Voorbeeld: een Vertrouwde Afzender aangemaakt met documenttype Inkoopfactuur verwerkt facturen als inkoopfactuur in plaats van als conceptfactuur. Een nieuwe Email Receiver aanmaken op documenttype Conceptfactuur kan hierdoor als tijdelijke oplossing zijn gekozen, maar corrigeer bij voorkeur het documenttype op de bestaande Email Receiver.

Voorbeeld interne bounce-log bij een inactieve Email Receiver: #11.INFO [...]: Bounce (bounce-id: ...) was sent to [invoicing@mailer.twinfield.com] successfully.

Naast de Email Receiver biedt eConnect ook een Snel Verbinden-koppeling via de email connector. Dit is een verbindingssleutels-koppeling die snel wordt opgezet via de Snel Verbinden UI in het platform. Let op: hoewel de naam "Email connector" klinkt als e-mailinzending, werkt dit via verbindingssleutels, niet via ingestuurde e-mail.

De volgende pakketten zijn beschikbaar via Snel Verbinden (Email connector):

Naast de standaard Email connector zijn er varianten die het ontvangen document transformeren naar een specifiek formaat (altijd SI 2.0, altijd BIS v3, altijd SI 1.2 of altijd SALES005 Factuur). De instelling is hetzelfde als de standaard Email connector; eConnect zorgt voor aflevering in het gekozen formaat.

Als ontvanger kun je een Email connector aanmaken om door eConnect ontvangen facturen automatisch te laten doorsturen naar een opgegeven e-mailadres. Standaard wordt daarbij alleen de XML meegestuurd -- geen PDF of andere bijlagen. Dit gedrag wordt bepaald door de parameter excludeAdditionalAttachments:

• excludeAdditionalAttachments=true (standaard): extra bijlagen zoals een PDF worden niet meegestuurd.
• excludeAdditionalAttachments=false: de PDF en eventuele andere bijlagen worden ook meegestuurd.

Bij de standaard Email connector staat deze parameter op true. Wil je ook de PDF ontvangen, dan kan alleen Techsupport dit aanpassen. Gebruik je de mailhook in de PSB en stel je de connector zelf in, dan kun je deze parameter zelf instellen.

Dit doorsturen is een geschikt alternatief voor een ontvanger die (nog) niet in Peppol zit maar wel de factuurdata of het PDF-document automatisch wil binnenhalen.

Wanneer facturen per e-mail worden verstuurd naar ontvangers die niet in Peppol zitten, zijn er twee afzonderlijke mechanismes:

Notificatie-email "Nieuwe factuur ontvangen" (voor ontvangers op het platform) bevat geen bijlagen -- geen XML en geen PDF. Het is een kennisgeving; het document blijft op het platform. De ontvanger kan deze notificatie uitschakelen via het eigen gebruikersprofiel (zie Meldingen en alerts).

Documenten in de verzendmail worden per klantaccount door een supportmedewerker ingesteld. De keuze bepaalt welke documenten bij verzending in de e-mail worden meegestuurd:

• Alleen XML
• Alleen de primaire PDF (indien aanwezig)
• Zowel XML als de primaire PDF (indien een PDF aanwezig is)

Of aan de PDF-meestuuroptie extra kosten verbonden zijn, bepaalt Sales; overleg hierover met het Sales-team.

Aanbevolen alternatieven voor ontvangers buiten Peppol:

• Peppol-registratie van de ontvanger -- de meest robuuste route; facturen gaan dan via Peppol in plaats van per e-mail.
• Account op het platform -- de ontvanger maakt een account aan en gebruikt een Email connector om ontvangen facturen automatisch door te sturen.

Bij afwijzing stuurt de Email Receiver een foutmelding naar het ingestelde contactmailadres:

• Geen verwerkbare bijlagen: geen factuurbestanden herkend in de e-mail.
• Whitelist-blokkade: de afzender staat niet op de whitelist; geen enkel bestand wordt verwerkt.
• SSL/TLS-fout: de e-mail is niet via een beveiligde verbinding verstuurd en wordt niet verwerkt.
• Ongeldige of niet-herkende XML: foutmelding met instructies over UBL-geldigheid en UTF-8-encoding. Als de e-mail naast de XML ook een PDF bevat, wordt de PDF wel verwerkt. De melding voor de afgekeurde XML is in dat geval niet te onderdrukken zolang de PDF wordt verwerkt.

Tip bij structurele XML- en PDF-aanlevering: als een leverancier altijd zowel XML als PDF instuurt maar alleen de PDF gewenst is, kan support de Email Receiver instellen op alleen digitale facturen (PDF). Zo wordt de XML niet langer aangeboden voor validatie en verdwijnt de bijbehorende foutmelding. Dit is een configuratiewijziging door support, op verzoek van de klant.

De Email Receiver classificeert de bijlagen uit een binnenkomende e-mail en bepaalt welk document als factuur en welk als bijlage wordt gezien. eConnect controleert elk ingezonden document afzonderlijk op bijlage/factuur-status. Documenten worden samengevoegd in de volgorde van inzending: het eerste document wordt de eerste pagina van de factuur, ook als dat een bijlage is. Zodra een bestand als bijlage wordt herkend, worden ook alle daaropvolgende bestanden in dezelfde mail als bijlage behandeld.

Bij inzending van meerdere PDF-bestanden geldt:

• Eén bestand herkend als factuur, overige zijn andere documenttypen — de andere documenten in dezelfde mail worden als bijlage behandeld en standaard aan de factuur toegevoegd.
• Meerdere bijlagen herkend als factuur — het systeem kan niet bepalen welke overige bijlagen bij welke factuur horen. De bijlagen worden afgekeurd en de inzender ontvangt een foutmelding per e-mail.

Excel/ODS/CSV-bijlage naast PDF-factuur: de aanwezigheid van een Excel-bijlage blokkeert de verwerking van de PDF-factuur niet, mits het bestand in een ondersteund formaat is en niet groter dan 5 MB. Gedrag per scenario:

• Ondersteund formaat + niet groter dan 5 MB (.xlsx, .ods, .csv) -- het bestand wordt als secundaire bijlage aan de factuur toegevoegd (niet naar IDR gestuurd); de PDF-factuur wordt normaal verwerkt.
• Ondersteund formaat + groter dan 5 MB -- de gehele e-mail wordt geweigerd met een bounce-e-mail.
• Niet-ondersteund formaat (.xls, .doc, .docx) -- verwerking is niet mogelijk.

Ondersteunde MIME-types: application/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheet (.xlsx), application/vnd.oasis.opendocument.spreadsheet (.ods), text/csv (.csv). Niet ondersteund: application/msword (.doc), application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document (.docx), application/vnd.ms-excel (.xls). Geimplementeerd via EVCS-5805 en EVCS-5802.

Paginarotatie: pagina's worden niet automatisch gedraaid. De klant is verantwoordelijk voor de juiste oriëntatie bij aanlevering.

Grote bijlagen: een zeer grote bijlage wordt verkleind zodat de PDF hanteerbaar blijft.

Bijlagen mergen: het platform biedt de optie om alle bijlagen in een e-factuur samen te voegen ('mergen') tot één PDF.

PDF genereren uit XML: er is een optie om automatisch een PDF van de XML-factuur te genereren. Dit is combineerbaar met de merge-functionaliteit en in te stellen op: altijd, nooit, of alleen als er nog geen PDF bestaat.

Aangeleverde PDF onveranderd: eConnect verzorgt alleen de vertaling/verwerking en past het aangeleverde PDF-bestand zelf niet aan (een PDF kan wel worden gegenereerd).

Wil je weten welke integratiemethoden er zijn voor jouw software? Bekijk het overzicht van integratiemethoden.