Waar je inkomende facturen terugvindt in het eConnect-platform: Postvak IN en filters.
Alle facturen die je ontvangt via Peppol, e-mail of het eConnect-platform komen binnen in je Postvak IN. Daar vind je ze terug, kun je ze bekijken, filteren en doorsturen naar je boekhoudsoftware.
Open het Postvak IN via het hoofdmenu. Je ziet een overzicht van alle ontvangen inkoopfacturen, gesorteerd op datum. Bij elke factuur zie je de belangrijkste gegevens in één oogopslag: afzender, factuurnummer, bedrag, datum en status.
Gebruik de zoekbalk bovenin om snel een specifieke factuur te vinden. Je kunt zoeken op factuurnummer, afzender, bedrag of andere kenmerken. Met de filteropties verfijn je het overzicht verder, bijvoorbeeld op periode, status of organisatie.
Klik op een factuur om de volledige details te openen. Je ziet de factuurgegevens, de factuurregels en eventuele bijlagen. Vanuit dit scherm kun je de factuur ook downloaden als PDF of als XML-bestand.
De PDF-weergave toont de factuur zoals de afzender deze heeft opgemaakt, of, als de factuur als e-factuur is binnengekomen, een door het platform gegenereerde opmaak op basis van de XML-data. Het XML-bestand bevat de gestructureerde e-factuurdata die je boekhoudsoftware kan inlezen.
Elke inkomende factuur heeft een status die aangeeft waar de factuur zich in het verwerkingsproces bevindt:
Je kunt de status van een factuur handmatig aanpassen via de detailpagina. Als beide partijen op het eConnect-platform zitten, worden statuswijzigingen automatisch uitgewisseld, de afzender ziet dan in real-time dat de factuur is goedgekeurd of betaald.
Als je een softwarekoppeling hebt ingesteld, worden inkomende facturen automatisch doorgestuurd naar je boekhoudsoftware. Dit gebeurt op de achtergrond zonder dat je iets hoeft te doen.
Mocht een factuur niet correct zijn afgeleverd aan je software, dan kun je deze handmatig opnieuw aanbieden. Dat doe je via de factuurdetails met de optie "Opnieuw aanbieden". Dit werkt voor zowel inkoop- als verkoopfacturen.
Let op: Facturen die als "Dubbele" zijn gemarkeerd, moeten eerst als "Origineel" worden gemarkeerd voordat je ze opnieuw kunt aanbieden.
Het platform controleert automatisch op dubbele facturen. Bij elke ontvangen factuur wordt gecontroleerd op de combinatie van leverancier, factuurdatum en factuurnummer. Als een factuur al eerder is ontvangen, ook als die via een ander kanaal is binnengekomen (bijvoorbeeld eerst als XML en daarna als PDF): wordt het duplicaat automatisch gemarkeerd.
Bij een echte e-factuur (XML) vergelijkt het platform direct de gestructureerde velden (datum, factuurnummer, leverancier), wat de duplicaatdetectie zeer betrouwbaar maakt. Bij PDF-facturen is de detectie steeds beter, maar kan in uitzonderlijke gevallen een duplicaat niet automatisch worden herkend, bijvoorbeeld als het factuurnummer bij een afwijkende scan anders wordt herkend. Je ontvangt een e-mailnotificatie wanneer een dubbele factuur wordt gedetecteerd.
Werk je regelmatig met dezelfde filterinstellingen? Sla ze op als een weergave. Je kunt weergaven ook delen met collega's, zodat iedereen hetzelfde overzicht gebruikt. Vanuit elke weergave kun je de resultaten exporteren als CSV-bestand (maximaal 20.000 regels).
Als je een softwarekoppeling hebt ingesteld, worden facturen automatisch doorgestuurd naar je boekhoudsoftware. Is een factuur niet correct afgeleverd? Dan kun je deze handmatig opnieuw aanbieden.
Ja, het Postvak IN biedt uitgebreide filteropties. Je kunt filteren op periode, status, organisatie en andere kenmerken. Met de zoekbalk kun je ook zoeken op factuurnummer, afzender of bedrag. Filterinstellingen kun je opslaan als weergave en delen met collega's.
Een e-factuur (XML) is een gestructureerd bestand dat machines direct kunnen verwerken. Een PDF-factuur die via e-mail is binnengekomen, wordt eerst door de IDR omgezet naar een e-factuur. In beide gevallen zie je de factuur in het Postvak IN, maar het icoon naast de factuur (Scan, E-mail, Platform of Peppol) geeft aan via welk kanaal het document is binnengekomen.
Als een leverancier claimt dat een factuur is afgeleverd bij eConnect als ontvangend Access Point (C3), vraag dan het returnedMessageId op bij de verzendende partij. eConnect maakt dit ID aan op het moment dat een document via AS4 wordt geaccepteerd of afgewezen; het heeft het formaat GUID@econnect.eu (voorbeeld: 088762a2-2446-4077-a9b3-d20959b2565c@econnect.eu). Met dit ID kan Support het document terugvinden en de verdere verwerking volgen.
De twee meest voorkomende fouten bij AS4-ontvangst zijn:
Staat de factuur wél in het Postvak IN maar niet in het softwarepakket? Dan is dat een downstream-probleem in de koppeling, niet in de Peppol-ontvangst. Let op de betekenis van het statuslabel: bij PSB-routes betekent Gedownload dat de PSB het document heeft (nog niet per se het softwarepakket); bij directe SOAP API betekent Gedownload dat het softwarepakket het document heeft; bij Autopilot ↔ Unit4 ERPx krijg je Booked of Booking failed; bij SFTP-koppelingen is er geen statusterugkoppeling beschikbaar.
De factuurdatum (IssueDate, BT-2) is de datum die de leverancier op de factuur zet bij het opstellen. De ontvangstdatum in eConnect is het moment waarop de factuur daadwerkelijk via Peppol bij eConnect binnenkomt. Deze twee data mogen niet worden verward.
Een verschil van enkele dagen is normaal: de leverancier kan een factuur eerder dagtekenen dan verzenden, en het transport via het Peppol-netwerk kost tijd. Bij een netwerk- of Access Point-storing kan het verschil oplopen, omdat het Peppol-netwerk de factuur automatisch opnieuw aflevert zodra de storing voorbij is. De ontvangstdatum verschuift dan naar het moment van de geslaagde herlevering, terwijl de factuurdatum ongewijzigd blijft.
Een verschil is geen fout en betekent geen verlies van de factuur. Zie ook Peppol automatisch herleverings- en retry-mechanisme voor de achtergrond aan de verzendkant.
De factuur is niet weg. Alleen het statuslabel is gewijzigd; documenten in Postvak IN kun je niet verwijderen. Zoek op factuurnummer, zet het statusfilter op Gedownload of Alles, open de factuur en download opnieuw als PDF en/of XML. Zie Statussen van facturen.
Wil je automatisch een melding ontvangen bij elke nieuwe factuur? Stel notificaties in.
Bekijk je inkomende facturen