Elektronische declaraties indienen via eConnect: kostenregels en kilometervergoeding.
Via het eConnect-platform kun je elektronische declaraties (onkostennota's) indienen. Declaraties worden verwerkt als e-factuur en automatisch afgeleverd in je gekoppelde boekhoudsoftware, net als een gewone inkoopfactuur.
Declaratie is bedoeld voor onkosten en kilometervergoeding, niet voor het uploaden of opstellen van een factuur. Wil je een factuur uploaden of opstellen, gebruik dan de app Verkoopfactuur (zelf opstellen of bestaande XML uploaden) of Inkoopfactuur (ontvangen factuur) uit het linkermenu, zie Factuur opstellen en versturen.
Wanneer je Declaratie opent in het zijmenu, zie je het dashboard met een grafiek van je ingediende declaraties en een Track & Trace-overzicht. De Track & Trace toont de voortgang van elke declaratie via de volgende statussen:
Via de links filter je op status: Concept declaratie, Nieuwe declaratie, Afgeleverd, Geopend, Goedgekeurd en Afgekeurd.
Klik op de link Nieuwe declaratie.
Vul het declaratieformulier in met de volgende gegevens:
Na het invullen sla je de declaratie op. Je kunt ervoor kiezen om de declaratie direct in te dienen of als concept op te slaan voor later.
Net als bij verkoopfacturen kun je voor declaraties automatische nummering instellen. Het systeem kent dan automatisch een opvolgend nummer toe aan elke nieuwe declaratie. De configuratie werkt op dezelfde manier als bij facturen, zie Automatische factuurnummering instellen.
Ingediende declaraties worden door het platform omgezet naar een e-factuur en afgeleverd bij de organisatie. Als er een softwarekoppeling actief is, verschijnt de declaratie automatisch in het boekhoudsoftwarepakket.
Bij organisaties die een goedkeuringsworkflow hebben ingesteld, doorloopt de declaratie eerst het goedkeuringsproces voordat deze wordt verwerkt.
Ja, maak een foto van de bon of het bewijsstuk en stuur deze als bijlage per e-mail naar je vertrouwde afzender-adres (Email Receiver). Het platform verwerkt het document automatisch via de PDF-herkenning. Kassabonnetjes zijn vaak klein; plak ze voor de beste herkenning op een A4-vel voordat je ze scant of fotografeert.
Ja, declaraties en bonnetjes doorlopen hetzelfde PDF-herkenningsproces als reguliere facturen. Ze worden door de IDR omgezet naar een e-factuur en verschijnen daarna in je Postvak IN of UIT.
Nee, Declaratie is bedoeld voor onkosten en kilometervergoeding, niet voor het uploaden of opstellen van een factuur. Gebruik hiervoor de app Verkoopfactuur (zelf opstellen of bestaande XML uploaden) of Inkoopfactuur (ontvangen factuur) uit het linkermenu.
Wil je ook facturen versturen via het platform? Lees Factuur opstellen en versturen.
Dien een declaratie in