Klik in de sidebar op Verkoopfactuur en kies Nieuwe factuur. Je komt in het factuurformulier met twee tabs: Document (de factuurgegevens) en Bijlagen.

Self-service: verzenden is volledig self-service. eConnect uploadt of verstuurt geen facturen namens de klant. Dit geldt ook voor geactiveerde buitenlandse leveranciers -- na activatie doorlopen zij dezelfde flow (Verkoopfactuur → Nieuwe factuur, of bestaande XML uploaden) als NL-organisaties. De platformtaal is Nederlands; je kunt overschakelen naar Engels via Bewerk profiel (rechtsboven in het platform). Bij registratie vóór inloggen is er een taalkeuze beschikbaar op de inlogpagina.

• Leverancier: je eigen organisatie. Dit veld wordt niet automatisch gevuld -- kies je organisatie uit het drop-down-menu. Zie je organisatie niet in de lijst? Zie hieronder.
• Debiteur (ontvanger): zoek op KvK-nummer, bedrijfsnaam of OIN-nummer via Organisatie zoeken. Het platform doorzoekt automatisch de KvK-database (NL) en KBO (BE) om de juiste gegevens op te halen. Er is geen apart adresboek voor veelgebruikte klanten: bij elke nieuwe factuur zoek je de klant opnieuw op via Organisatie zoeken, wat even snel gaat als bladeren in een adresboek. Factureer je regelmatig aan dezelfde één of twee klanten, leg deze dan vast in een conceptfactuur die je als sjabloon hergebruikt.
• Factuurnummer: wordt automatisch gegenereerd als je automatische nummering hebt ingesteld. Anders vul je hier handmatig een nummer in.
• Factuurdatum: standaard vandaag, maar aanpasbaar.
• Type factuur: kies het factuurtype via de dropdown. Standaard is dit een reguliere factuur. Voor een creditnota kies je "Correctiefactuur", zie Correctiefactuur versturen.
• Factuurregels: voeg een of meerdere regels toe met omschrijving, aantal, stuksprijs en BTW-tarief. De beschikbare BTW-tarieven worden dynamisch samengesteld op basis van het land van de leverancier en het land van de klant. Bij een klant in een ander EU-land verschijnt automatisch de optie "Vrijgesteld voor Intracommunautaire levering"; bij een klant buiten de EU verschijnt de optie "Export".

Kies je organisatie in het leveranciersveld via het drop-down-menu. Staat je organisatie niet in de lijst, dan kun je je eigen organisatie niet als afzender selecteren. Zonder leveranciergegevens kun je de factuur niet opslaan of versturen.

Twee veelvoorkomende oorzaken:

1. Organisatie niet geselecteerd: heb je meerdere organisaties in je omgeving, geef dan aan vanuit welke organisatie je verstuurt.
2. Organisatie niet geactiveerd: een toegevoegde maar nog niet geactiveerde organisatie kan niet als leverancier worden gebruikt.

Klik op het potloodje naast het leveranciersveld en selecteer je organisatie. Staat je organisatie niet in de lijst? Controleer de status via Mijn omgeving > Organisaties en voltooi de activatie via Organisatie toevoegen en activeren. Na selectie worden je bedrijfsgegevens (naam, adres, KvK-nummer, BTW-nummer) automatisch ingevuld.

Het factuurformulier bevat een aantal optionele velden die je kunt invullen afhankelijk van de wensen van de ontvanger:

• Ordernummer: het inkoopordernummer van de ontvanger. Veel grote bedrijven en overheden vereisen dat het ordernummer op de factuur staat. Zonder ordernummer wordt de factuur soms automatisch afgekeurd. Let op: van de velden Ordernummer en Referentie afnemer moet minimaal één zijn ingevuld -- ontbreken beide, dan kun je de factuur niet opslaan.
• Leveringsdatum: de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, als die afwijkt van de factuurdatum.
• Projectnummer: een referentie naar het project waarvoor de factuur is opgesteld. Handig als je per project factureert.
• Contractnummer: een verwijzing naar het onderliggende contract.
• Factuurnotitie: een vrij tekstveld voor aanvullende informatie op de factuur, zichtbaar voor de ontvanger.
• Startdatum / Einddatum: de serviceperiode waarop de factuur betrekking heeft. Gebruik dit bij terugkerende diensten of abonnementen.
• Referentie afnemer: een referentie die de ontvanger herkent, bijvoorbeeld een kostenplaats of afdeling. Bij facturatie aan de Nederlandse overheid is dit veld cruciaal, vul hier de routecode in die de overheidsorganisatie vereist.

Tip: factureer je aan de overheid of aan een groot bedrijf? Vraag altijd na welke referentievelden zij vereisen. Een factuur met een ontbrekend ordernummer of routecode wordt vaak automatisch afgekeurd.

Niet alle UBL-velden zijn beschikbaar in het factuurformulier:

• BT-46 (Buyer Identifier): er is geen apart invoerveld voor de Buyer Identifier los van het BTW-nummer. Het BTW-veld accepteert geen punten, waardoor identifiers zoals '1004.E00513.0001' (bijvoorbeeld voor Griekse overheden) niet kunnen worden ingevoerd.
• BT-158 (Item Classification / CPV-code): niet beschikbaar in het factuurformulier.

Organisaties die deze velden nodig hebben, kunnen dit momenteel niet via de standaard platforminterface oplossen. Neem in dat geval contact op met support voor een alternatieve aanlevermethode.

Via de link Leveringsdetails toevoegen kun je specifieke afleverinformatie opnemen, zoals een afleveradres dat verschilt van het factuuradres. Dit is vooral relevant bij fysieke leveringen of bij facturatie aan een ander filiaal.

Op de tab Bijlagen voeg je extra bestanden toe aan de factuur. Een reguliere factuur is een Peppol BIS V3-bericht; daarin zijn alleen de volgende bijlage-formaten toegestaan:

Exporteer een Word-document eerst naar PDF voordat je het als bijlage toevoegt.

Limieten: maximaal 9 MB aan bijlage per factuur, voor CSV-bestanden geldt een strengere grens van 6 MB. Peppol staat technisch tot 100 MB toe, maar het advies is maximaal 10 MB per factuur aan te houden. Bij verzending naar de Nederlandse overheid geldt een maximum van 10 losse bijlagen; eConnect kan bijlagen desgewenst samenvoegen, waarbij de volgorde van de samengevoegde bijlagen willekeurig is.

Bijlagen worden meegestuurd bij Peppol-aflevering (embedded in het UBL-bericht) en bij e-mail fallback (als los bestand in dezelfde e-mail als de factuur-PDF).

Voordat je verzendt, kun je de factuur controleren:

• Bedrijfslogo: als je een logo hebt ingesteld in de organisatie-instellingen, verschijnt dit automatisch op de PDF-weergave.
• PDF-voorbeeld: bekijk hoe de factuur eruitziet voor de ontvanger door op Voorbeeld te klikken.
• Interne commentaren: voeg een opmerking toe die zichtbaar is voor alle gebruikers met toegang tot het document. Let op: ben jij de leverancier en heeft je klant ook toegang tot het eConnect-platform, dan kan je klant deze opmerking ook zien. Wees discreet in wat je hier invult.

Bovenaan het formulier vind je drie knoppen:

• Opslaan: sla de factuur op als concept zonder te verzenden
• Verzenden: verstuur de factuur direct
• Delen: deel de factuur met een collega of partner voor review, zonder te verzenden. Handig als iemand anders de factuur moet controleren voordat deze wordt verstuurd.

Klik op Verzenden om de factuur te versturen. Het platform kiest automatisch het beste afleverkanaal via het #PeppolFirst-principe:

1. Peppol (extern netwerk): de primaire en aanbevolen route. Het platform controleert automatisch of de ontvanger op Peppol staat en levert de factuur als e-factuur af.
2. E-mail fallback: als de ontvanger niet via Peppol bereikbaar is, stuurt het platform een e-mail met de factuur. In de accountinstellingen kun je kiezen welke bestanden worden meegestuurd: alleen PDF, PDF + XML, alleen XML, of geen bijlage.

Na verzending verschijnt de factuur in je Postvak UIT met een statusoverzicht.

Maak een creditnota aan ter waarde van het onjuiste bedrag. Hiermee boek je de foutieve factuur tegen.

Maak vervolgens een nieuwe factuur aan met het juiste bedrag en verstuur die naar de ontvanger.