De volledige purchase-to-pay keten via Peppol. Van order tot factuur, gestructureerd en geautomatiseerd. Met e-ordering verleng je de keten van alleen facturatie naar het complete inkoopproces.
Plan een kennismaking
E-ordering verbindt het inkoopproces met het facturatieproces. Orders gaan gestructureerd naar de leverancier, die met één klik een factuur terugsturt. Geen overtypen, geen fouten, volledige traceerbaarheid.
Bij e-ordering stuurt de inkopende organisatie een gestructureerde inkooporder via Peppol naar de leverancier. Die kan de order bevestigen, weigeren of aanpassen. Zodra de levering heeft plaatsgevonden, maakt de leverancier een factuur op basis van de ordergegevens en matcht eConnect deze automatisch met bedrag, leverancier, artikelen en betalingsvoorwaarden.
Een goedgekeurde inkooporder kan automatisch worden omgezet naar een factuur, zonder dat de leverancier handmatig een factuur hoeft op te stellen. De leverancier bevestigt alleen dat de levering conform order heeft plaatsgevonden. De factuur bevat per definitie dezelfde gegevens als de order, waardoor matching aan de inkoopzijde altijd slaagt.
eConnect ondersteunt de volledige Peppol BIS-documentcyclus voor ordering. Naast de inkooporder en factuur omvat dit de orderbevestiging (Order Response), het verzendbericht (Despatch Advice) en creditnota's. Elk documenttype wordt gevalideerd tegen het Peppol BIS-schema.
No matching klantverhalen.
E-facturatie richt zich op het versturen en ontvangen van facturen. E-ordering omvat het complete purchase-to-pay proces: van inkooporder tot factuur en betaling. Waar e-facturatie begint bij de factuur, begint e-ordering bij de order. De order stuurt het hele proces aan: welke artikelen worden besteld, tegen welke prijs, met welke leveringsvoorwaarden.
Het voordeel van e-ordering is dat de factuur automatisch kan worden gematcht met de oorspronkelijke order via three-way matching: de ontvanger vergelijkt de factuur met de order en de goederenontvangst. Dat elimineert discussies over prijzen en hoeveelheden, versnelt het goedkeuringsproces en verlaagt de kans op fouten. Daarnaast maakt de order flip het mogelijk om facturen automatisch te genereren op basis van goedgekeurde orders, wat de leverancier tijd bespaart. Organisaties als Provincie Noord-Brabant hebben met eConnect hun betaaltermijn teruggebracht van 22 naar 8 dagen, mede dankzij de combinatie van e-ordering en automatische factuurverwerking.
Bij een order flip wordt een goedgekeurde inkooporder automatisch omgezet naar een factuur. Het proces begint bij de inkopende organisatie die een order plaatst via Peppol. De leverancier ontvangt de order in het eConnect-platform, bevestigt de levering en hoeft vervolgens geen factuur meer op te stellen. De factuur wordt automatisch gegenereerd op basis van de orderdata, met exact dezelfde artikelen, prijzen en voorwaarden. Ordernummer, regels, productcodes en bedragen worden automatisch overgenomen.
Dit heeft twee grote voordelen. Ten eerste bespaart de leverancier tijd: er hoeft geen factuur te worden opgesteld. Ten tweede is matching aan de inkoopzijde gegarandeerd: de factuur bevat per definitie dezelfde gegevens als de order, waardoor handmatige controles overbodig worden. Order flip is bijzonder effectief bij hoge volumes, terugkerende bestellingen en situaties waarin de leverancier geen eigen facturatiesoftware heeft. De leverancier hoeft alleen via het eConnect-portaal te bevestigen dat de levering conform order heeft plaatsgevonden. UWV-leveranciers gebruiken deze functie bijvoorbeeld om ontvangen e-orders met een klik om te zetten naar verkoopfacturen.
E-ordering via eConnect werkt met elk ERP-systeem dat inkooporders kan genereren in een gestructureerd formaat. De koppeling verloopt via de eConnect REST API of via een van de beschikbare softwareconnectors. Veelgebruikte ERP-systemen waarmee e-ordering wordt ingezet zijn onder andere SAP, Microsoft Dynamics 365, Oracle en Unit4.
De technische integratie bestaat uit het aanleveren van orders in UBL-formaat via de API, of het laten genereren van orders vanuit de ERP-connector. eConnect zorgt vervolgens voor de validatie tegen het Peppol BIS-schema, transformatie naar het juiste formaat en routering via Peppol. Inkomende orderbevestigingen en facturen worden automatisch teruggeleverd aan het ERP-systeem via dezelfde koppeling. Organisaties die al e-facturen via eConnect uitwisselen, kunnen e-ordering toevoegen zonder nieuwe infrastructuur: de orderberichten gebruiken dezelfde API, dezelfde webhooks en dezelfde Peppol-registratie als de factuurberichten. Voor minder gangbare ERP's of maatwerksystemen biedt eConnect een transformatielaag die het lokale formaat omzet naar Peppol BIS, zodat ook bestaande inkoopprocessen kunnen aansluiten zonder ERP-vervanging.
E-ordering is bijzonder waardevol voor organisaties met een hoog inkoopvolume, veel terugkerende bestellingen of een groot leveranciersbestand. Typische gebruikers zijn gemeenten en provincies (die e-ordering via Peppol inzetten als onderdeel van hun inkoopbeleid), ziekenhuizen en zorginstellingen, woningcorporaties (onderhoud en renovatie) en groothandels met vaste afnemers. Om e-ordering te gebruiken is een Professioneel-abonnement of hoger vereist, met een actieve Peppol-registratie en voldoende transactietegoed.
De investering in e-ordering verdient zich terug door lagere verwerkingskosten per transactie, snellere doorlooptijden en minder fouten door automatische matching. De drempel om te starten is laag: als je al e-facturen verstuurt of ontvangt via eConnect, is e-ordering een logische uitbreiding van dezelfde koppeling. De Rijksoverheid, UWV, Provincie Noord-Brabant en Gemeente Alkmaar zijn voorbeelden van organisaties die e-ordering al inzetten via eConnect. Voor sectoren met sterke sectorprofielen, zoals bouw (DICO) of woningcorporaties (SALES-orders en G-rekening), past e-ordering naadloos op de bestaande proceslogica.
eConnect ondersteunt de volledige Peppol BIS-documentcyclus voor ordering. Dat begint bij de inkooporder (Order) en omvat de orderbevestiging (Order Response), orderwijzigingen (Order Change), orderannuleringen (Order Cancellation), het verzendbericht (Despatch Advice) en uiteraard de factuur en creditnota. Elk documenttype wordt gevalideerd tegen het officiële Peppol BIS-schema.
De PSB ondersteunt twee orderprofielen: Order Only (eenrichtingsorder zonder response) en Advanced Ordering (volledig orderproces met response, change en cancellation). Bij Advanced Ordering kan de leverancier reageren met een statuscode: geaccepteerd, voorwaardelijk geaccepteerd of afgewezen. De koper kan vervolgens de order wijzigen of annuleren, met een nieuwe response van de leverancier. Dit gestructureerde proces zorgt ervoor dat beide partijen altijd dezelfde informatie hebben over de status van een bestelling. Alle orderdocumenten zijn beschikbaar via dezelfde REST API en webhooks als de factuurberichten. Voor sectorspecifieke ordervarianten (bijvoorbeeld DICO voor bouw, of SETU voor uitzendrelaties) wordt de Peppol BIS-laag aangevuld met de bijbehorende sectorvelden.
Leveranciers hoeven geen eigen e-ordersysteem te hebben om deel te nemen aan e-ordering. Het eConnect-platform biedt een webomgeving waarin leveranciers ontvangen orders kunnen inzien, bevestigen en met order flip omzetten naar een factuur. De leverancier heeft alleen een eConnect-account nodig, dat gratis kan worden aangemaakt via het factuurportaal.
Voor grotere organisaties die hun leveranciersbestand willen activeren, biedt eConnect de WeConnect-dienst. Hiermee wordt het volledige leveranciersbestand geanalyseerd en worden leveranciers met gepersonaliseerde communicatie begeleid naar e-facturatie en e-ordering. De Kamer van Koophandel heeft via WeConnect 32,6% van de factuurstroom omgezet naar e-facturen. Provincie Noord-Brabant bereikte een adoptiegraad van meer dan 90% binnen drie maanden. Zo maakt e-ordering deel uit van een bredere digitaliseringsstrategie voor het inkoopproces.
Plan een kennismaking