Factuurdata verrijken met kostenplaatsen, grootboekrekeningen en stamgegevens hoeft niet handmatig. Rule Based Enrichment voert aanpassingen automatisch uit op basis van configureerbare regels, vóór of na ontvangst.
Plan een kennismaking
Standaard factuurdata van leveranciers sluit zelden één op één aan op je interne boekhouding. Kostenplaatscodes ontbreken, grootboekrekeningen moeten worden afgeleid uit contractnummers, of factuurregels zijn te gedetailleerd om direct te verwerken. Het handmatig aanvullen en corrigeren van die data kost tijd en leidt tot inconsistenties.
Rule Based Enrichment lost dit op door vooraf geconfigureerde regels toe te passen op elke inkomende factuur, automatisch en consistent.
Koppel EAN-codes, contractnummers of leveranciersidentifiers automatisch aan de juiste kostenplaats of grootboekrekening in je ERP. Parnassiagroep en woningcorporaties zoals Havensteder gebruiken dit voor automatische doorboeking van energiefacturen per vastgoedeenheid.
Leveranciers plaatsen soms tekst in numerieke velden, zoals "Inkoopordernummer: 12345" in het ordernummerveld. Een RBE-regel verwijdert automatisch de niet-numerieke tekens, zodat workflow-matching niet uitvalt.
Facturen met honderden of duizenden regels (zoals telefoniefacturen of detailhandelsbestanden) worden gegroepeerd per BTW-categorie of kenmerk. Het resultaat is een factuur met behapbare regels die je ERP direct kan verwerken.
De Rule Based Engine past factuurdata aan op basis van instructies die je eenmalig configureert. De aanpassingen worden uitgevoerd vóór validatie en boeking, zodat de factuur direct in je systeem klopt.
RBE is het meest waardevol bij structurele mismatches tussen leveranciersdata en interne boekhoudvereisten. Enkele typische situaties:
Rule Based Enrichment is onderdeel van de PSB-infrastructuur van eConnect en werkt in combinatie met Autopilot. Waar de zelflerende Autopilot en de AI-herkenning van de IDR patronen leren, werkt RBE bewust met expliciete businessregels: voorspelbaar, controleerbaar en exact afgestemd op jouw boekhouding. De regels worden ingesteld door het TechSupport-team op basis van jouw specifieke boekhoudvereisten. RBE is niet self-service; de configuratie vereist technische afstemming per klant.
Aanpassingen na de initiële implementatie worden gefactureerd als Remote Starter (eenmalig tarief). Maatwerkconfiguraties worden per consultancyuur afgerekend. Na inrichting werkt de engine volledig automatisch op elke inkomende factuur.
Energiefacturen worden per EAN-nummer gekoppeld aan pandnummers (IO-nummers) voor automatische doorboeking in SAP. Geen handmatige toewijzing meer per factuur.
Databalk-Woonzorg en Havensteder gebruiken RBE voor automatische kostentoewijzing per vastgoedeenheid, in combinatie met de Autopilot-koppeling.
Standaard RBE-regels compenseren ontbrekende velden in Unit4-XML-bestanden, waardoor facturen direct worden verwerkt zonder uitval in de verwerkingsketen.
Rule Based Enrichment wordt ingezet bij organisaties met complexe boekhoudstructuren en hoge factuurvolumes.
Nee. RBE vereist ondersteuning van het TechSupport-team van eConnect voor de configuratie. De regels worden samen met jou bepaald op basis van jouw boekhoudvereisten en leveranciersstructuur. Na de initiële inrichting werkt de engine automatisch. Aanpassingen aan bestaande regels worden gefactureerd als Remote Starter. Autopilot (de component die de boeking uitvoert) is wél self-service en werkt het best in combinatie met RBE.
De Rule Based Engine kan factuurdata op veldniveau aanpassen. Veelgebruikte toepassingen zijn: veldnormalisatie (tekst verwijderen uit numerieke velden), waardenmapping (kostenplaatscode A → grootboekrekening B), veldverplaatsing (waarde van veld X kopiëren naar veld Y), en factuurregelgroepering (honderden regels samenvoegen per BTW-categorie). Complexere aanpassingen, zoals conditionele logica op meerdere velden tegelijk, zijn mogelijk via maatwerkconfiguratie.
RBE-regels worden toegepast op XML-facturen vóór of na ontvangst, afhankelijk van de configuratie. Bij inkomende facturen worden regels doorgaans vóór de workflow-validatie uitgevoerd, zodat de factuurdata al klopt voordat de goedkeuringsstap begint. Bij uitgaande facturen kunnen regels worden toegepast vóór verzending via Peppol of een ander kanaal.
Rule Based Enrichment werkt op XML-factuurdata. PDF-facturen worden eerst verwerkt door de Intelligent Document Recogniser (IDR), die de factuurdata omzet naar een gestructureerd XML-formaat. Na die stap kan RBE de verrijkingsregels toepassen op de geëxtraheerde data. De verrijking vindt dus altijd plaats op het gestructureerde bestand, niet op de PDF zelf.
Autopilot leert van historische boekingspatronen en stelt een boekingsvoorstel op op basis van leverancier, bedrag en kostensoort. Het systeem verbetert automatisch naarmate meer facturen worden verwerkt. Rule Based Enrichment werkt op basis van expliciete, door jou bepaalde regels: als conditie X geldt, pas dan waarde Y toe. De twee complementeren elkaar als AI plus businessregels: RBE normaliseert en verrijkt de factuurdata vóór boeking, zodat de zelflerende Autopilot met correcte invoer werkt en het boekingsvoorstel nauwkeuriger is.
RBE is de verrijkingsschakel in de verwerkingsketen. Een PDF-factuur die via e-mailclassificatie binnenkomt, wordt eerst door Scan & Herken omgezet naar gestructureerde XML. Daarna past RBE de verrijkingsregels toe, controleert validatie het resultaat en verzorgt Autopilot de boeking. Zo ontstaat één doorlopende stroom van mailbox tot boekhoudsoftware; het overzicht staat op de pagina factuurverwerking.
Eén gesprek is genoeg om de juiste verrijkingsregels voor jouw administratie te bepalen.
Plan een kennismaking
Maak een offerte via Cora