Woningcorporaties ontvangen grote aantallen energiefacturen die per vastgoedeenheid verdeeld moeten worden. Daarnaast werken corporaties met onderaannemers voor onderhoud en renovatie, waarbij G-rekeningen en BTW-verlegging gebruikelijk zijn. eConnect automatiseert dit volledige proces, van factuurontvangst tot boeking per pand.
Plan een kennismaking
Energiefacturen automatisch gesplitst per vastgoedeenheid, gecombineerd met G-rekeningondersteuning, BTW-grondslagenherkenning en Rule Based Enrichment (RBE) voor automatische doorboeking per pand. Met partners DataRotonde en Databalk en directe klantrelaties is het platform een vaste naam in de woningcorporatiesector.
Energie-e-facturen via Peppol worden automatisch gesplitst per EAN-code per vastgoedeenheid. Periodieke energiekosten per object worden gerealiseerd door de e-factuur te verwerken met de juiste EAN-mapping.
Automatische doorboeking per vastgoedeenheid via RBE: EAN-nummers worden gekoppeld aan pandnummers of IO-nummers. De factuur wordt verrijkt met gegevens die niet op het originele document staan.
Relevant bij onderaanneming voor onderhoud en renovatie. eConnect herkent G-rekening IBAN-nummers automatisch en verwerkt de splitsing tussen geblokkeerde en reguliere betaling.
De IDR herkent BTW-grondslagen op verlegde facturen en wijst automatisch de juiste BTW-code toe (AE voor binnenlandse verlegging, K voor intracommunautair, G voor export). Bijzonder relevant bij onderaanneming.
Eén e-mailadres voor meerdere administraties. Het systeem herkent op basis van naam, adres en aliassen (gebouwnaam naar administratienummer) naar welke administratie een factuur gerouteerd moet worden.
Automatische boeking in het ERP-systeem via de Autopilot. In combinatie met RBE worden facturen zonder handmatige tussenkomst op de juiste grootboekrekening en vastgoedeenheid geboekt.
Energiefacturen per EAN-code, G-rekening ondersteuning en automatische doorboeking per vastgoedeenheid.
Havensteder is een woningcorporatie die werkt met Empire ERP en Grip ERP. eConnect verzorgt de integratie via PSB en platform met een custom Autopilot-verbinding naar Empire ERP en een generic Autopilot naar Grip ERP. Custom factuurregelherkenning zorgt ervoor dat facturen op de juiste grootboekrekening worden geboekt. RBE verrijkt facturen met gegevens die niet op het originele document staan, zoals pandnummers en IO-nummers.
eConnect werkt samen met verschillende partners die actief zijn in de woningcorporatiemarkt. DataRotonde heeft het Peppol Access Point van eConnect geïntegreerd, waarmee hun klanten e-facturen en e-Procurement berichten kunnen uitwisselen via Peppol. Databalk is een Microsoft Dynamics 365 Business Central partner met automatische boeking van energiefacturen per vastgoedeenheid via RBE als kernonderdeel. Naast deze partnerkanalen heeft eConnect ook rechtstreekse klanten in de woningcorporatiesector.
No matching klantverhalen.
Energie-e-facturen die via Peppol binnenkomen worden automatisch gesplitst per EAN-code, zodat de energiekosten direct aan de juiste vastgoedeenheid worden toegewezen.
Elke meetlocatie (gas, elektra) heeft een uniek EAN-nummer dat is gekoppeld aan een fysiek adres. Energieleveranciers nemen deze EAN-codes op in hun e-facturen. Het platform herkent de EAN-codes en koppelt ze via Rule Based Enrichment (RBE) aan de pandnummers of IO-nummers in het ERP-systeem van de woningcorporatie. Elke factuurregel wordt verrijkt met de gegevens van de bijbehorende vastgoedeenheid.
Het resultaat: de energiekosten worden automatisch op het juiste object geboekt in het ERP-systeem, zonder dat medewerkers factuurregels handmatig moeten toewijzen aan panden. Bij periodieke energiefacturen (maandelijkse voorschotten, jaarafrekeningen) worden de kosten per object gerealiseerd door de e-factuur te verwerken met de juiste EAN-mapping. Dit geeft het vastgoedmanagement real-time inzicht in de energiekosten per pand.
De RBE-regels worden eenmalig ingesteld door het technische team en werken daarna volledig automatisch. Bij wijzigingen in het vastgoedbestand (nieuwe panden, verkoop, renovatie) worden de mappings bijgewerkt. In combinatie met de Autopilot worden de verrijkte facturen zonder handmatige tussenkomst op de juiste grootboekrekening en vastgoedeenheid geboekt.
RBE (Rule Based Enrichment) is een regelgebaseerde engine die facturen automatisch verrijkt met aanvullende gegevens, zodat boekingen direct op het juiste object en de juiste grootboekrekening terechtkomen.
Het principe is eenvoudig: op basis van slimme instructies worden gegevens die niet op het originele document staan, toegevoegd aan de e-factuur. Voor woningcorporaties is de meest gebruikte toepassing de koppeling van EAN-nummers op energiefacturen aan pandnummers of IO-nummers in het ERP-systeem. De engine kan ook andere verrijkingen uitvoeren, zoals het toewijzen van kostenplaatsen op basis van leveranciersnaam of het toepassen van specifieke BTW-regels per type vastgoed.
De Autopilot gebruikt de verrijkte gegevens voor de automatische boeking. Doordat de factuur al is verrijkt met het juiste pandnummer en de juiste kostenplaats, hoeft de boekhouder niet handmatig te zoeken waar de kosten thuishoren. De combinatie van RBE en Autopilot maakt volledig geautomatiseerde doorverwerking mogelijk, van factuurontvangst tot boeking per vastgoedeenheid.
Het instellen van RBE-regels wordt verzorgd door het technische team, in samenspraak met de corporatie. Bij Havensteder is RBE ingezet in combinatie met Empire ERP en Grip ERP, waar facturen worden verrijkt met pandnummers en IO-nummers die niet op het originele document staan.
Ja, de IDR (Intelligent Document Recogniser) herkent BTW-grondslagen op verlegde facturen automatisch, wat essentieel is bij onderhoud en renovatie waar BTW-verlegging gebruikelijk is.
Bij onderaanneming voor onderhoud of renovatieprojecten is de opdrachtgever (woningcorporatie) verantwoordelijk voor de afdracht van BTW in plaats van de onderaannemer. De IDR detecteert het BTW-percentage van 0% in combinatie met de verleggingsindicatie op het document en past automatisch de juiste BTW-code toe conform de EN16931/NLCIUS standaard. Drie BTW-codes worden herkend: AE (binnenlandse verlegging), K (intracommunautair) en G (export).
Bij e-facturen die via Peppol binnenkomen is de BTW-verlegging al gestructureerd opgenomen in het UBL-bericht. Bij PDF-facturen voert de IDR de herkenning en classificatie uit, zodat de factuur in beide gevallen correct wordt verwerkt. Dit voorkomt fouten die bij handmatige verwerking regelmatig optreden, vooral wanneer een corporatie honderden facturen van diverse onderaannemers ontvangt.
In combinatie met G-rekeningherkenning en RBE kan de volledige verwerkingsketen automatisch verlopen: van factuurontvangst, via BTW-classificatie en verrijking per vastgoedeenheid, tot boeking in het ERP-systeem. Dit is precies wat bij Havensteder is gerealiseerd met Empire ERP en Grip ERP.
Ja, administratiedetectie maakt het mogelijk om alle facturen via één e-mailadres te ontvangen en automatisch naar de juiste administratie te routeren.
Woningcorporaties werken vaak met meerdere administraties: per vestiging, per regio of per type vastgoed. Het systeem herkent op basis van naam en adres automatisch voor welke administratie een binnenkomende factuur bestemd is. De aliasfunctie is daarbij bijzonder waardevol: een gebouwnaam of projectnaam wordt automatisch gekoppeld aan het bijbehorende administratienummer. Dit voorkomt dat facturen handmatig moeten worden gesorteerd en toegewezen.
Bij twijfel valt de detectie uit naar het Quality Control team voor handmatige verificatie, zodat er geen facturen bij de verkeerde administratie terechtkomen. Na handmatige correctie leert het systeem van de toewijzing, waardoor de nauwkeurigheid na verloop van tijd toeneemt.
Administratiedetectie is beschikbaar vanaf het Professional-abonnement en werkt voor zowel e-facturen via Peppol als PDF-facturen die via e-mail binnenkomen. In combinatie met RBE (Rule Based Enrichment) worden facturen niet alleen naar de juiste administratie gerouteerd, maar ook verrijkt met pandnummers en kostenplaatsen. Dit maakt het mogelijk om een Shared Service Center op te zetten dat meerdere vestigingen of entiteiten centraal bedient.
Het platform integreert met een breed scala aan ERP-systemen en biedt zowel standaardkoppelingen als maatwerkintegraties voor de woningcorporatiemarkt.
Voor woningcorporaties zijn drie integratiekanalen het meest relevant. Databalk is Microsoft Dynamics 365 Business Central partner in de woningcorporatiemarkt en biedt automatische boeking van energiefacturen per vastgoedeenheid via RBE als kernonderdeel van hun oplossing. DataRotonde heeft het Peppol Access Point geïntegreerd en biedt hun klanten e-factuur- en e-Procurement-uitwisseling via Peppol.
Bij Havensteder is een custom integratie gerealiseerd met Empire ERP en Grip ERP. De Autopilot is via een custom verbinding gekoppeld aan Empire ERP en via een generieke verbinding aan Grip ERP. Custom factuurregelherkenning zorgt ervoor dat facturen op de juiste grootboekrekening worden geboekt en RBE verrijkt facturen met pandnummers en IO-nummers.
In totaal heeft het platform koppelingen met meer dan 100 softwarepakketten. Voor pakketten zonder standaardkoppeling is integratie via de PSB REST API mogelijk. De API is volledig gedocumenteerd via Swagger UI en wordt door partners geprezen om de kwaliteit en voorspelbaarheid. Een Remote Starter sessie van circa twee uur is beschikbaar om de koppeling in te richten en te testen.
Bekijk alle softwarekoppelingen · Lees meer over API-integratie
Plan een kennismaking
Maak een offerte via Cora